Model registru de casă completat (exemplu) și registru de casă în Excel
Exemplu de registru de casă completat pentru o asociație de proprietari și modelul în Excel, cu soldul calculat după fiecare operațiune: soldul din ziua precedentă, încasările cu chitanță, plățile cu documente, depunerea la bancă, cu regulile din Legea 196/2018 (24 de ore, 1.000 de lei).
Registrul de casă arată, pentru fiecare zi cu operațiuni, banii în numerar ai asociației: soldul rămas din ziua precedentă, încasările (fiecare cu chitanța ei), plățile (fiecare cu documentul ei) și soldul final. Regula de bază: soldul din registru trebuie să fie egal, în orice moment, cu banii din casă.
Pentru asociații, Legea nr. 196/2018 adaugă două reguli: sumele încasate se depun în contul asociației în 24 de ore, iar în casierie pot rămâne cel mult 1.000 de lei pe lună, pentru cheltuieli neprevăzute, doar cu acordul adunării generale (art. 67 alin. 2 și 5). Fondul de rulment, fondul de reparații și fondurile speciale se încasează pe chitanțe separate (art. 71–73).
Exemplu completat: două zile din noiembrie 2026
Asociația a hotărât păstrarea a 300 de lei în casă pentru cheltuieli neprevăzute. Pe 3 noiembrie încasează două întrețineri, cumpără becuri pentru scară și depune la bancă tot ce a încasat.
| Nr. crt. | Nr. act de casă | Explicații | Încasări (lei) | Plăți (lei) |
|---|---|---|---|---|
| 3 noiembrie 2026, sold din ziua precedentă: 300,00 | ||||
| 1 | Chitanța BP-0154 | Ap. 12, întreținere octombrie 2026 | 356,00 | |
| 2 | Chitanța BP-0155 | Ap. 7, întreținere octombrie 2026 | 410,00 | |
| 3 | Bon fiscal 0087 | Becuri pentru casa scării | 64,50 | |
| 4 | Foaie de vărsământ 21 | Depunerea încasărilor în contul asociației | 766,00 | |
| Total zi | 766,00 | 830,50 | ||
| Sold final (300,00 + 766,00 − 830,50) | 235,50 | |||
| 4 noiembrie 2026, sold din ziua precedentă: 235,50 | ||||
| 1 | Chitanța BP-0156 | Ap. 3, întreținere octombrie 2026 | 289,00 | |
| 2 | Chitanța BP-0157 | Ap. 3, fond de rulment (chitanță separată) | 150,00 | |
| 3 | Foaie de vărsământ 22 | Depunerea încasărilor în contul asociației | 439,00 | |
| Total zi | 439,00 | 439,00 | ||
| Sold final | 235,50 | |||
Varianta Excel (butonul „Descarcă Excel”) are același exemplu: completezi soldul de la începutul lunii, apoi câte un rând pentru fiecare chitanță, bon sau depunere, iar soldul după fiecare operațiune și totalurile pe zile se calculează singure. Pentru registrul ținut manual, tipărește modelul text de mai jos.
Aceleași operațiuni apar în exemplul de registru-jurnal de încasări și plăți, unde depunerea la bancă e, în același timp, plată din casă și încasare în bancă.
ASOCIAȚIA DE PROPRIETARI [denumirea]
CIF: [cod fiscal] Adresa: [adresa]
REGISTRU DE CASĂ
Data: [zz.ll.aaaa] Fila nr. [nr.]
Sold din ziua precedentă (report): [suma] lei
Nr. | Nr. act de casă | Explicații | Încasări | Plăți
----+-------------------------+------------------------------------------+----------+--------
1 | [Chitanța seria-nr.] | [Ap. nr., întreținere luna ...] | [suma] |
2 | [Chitanța seria-nr.] | [Ap. nr., fond de rulment / reparații] | [suma] |
3 | [Bon fiscal / factură] | [ce s-a plătit în numerar] | | [suma]
4 | [Foaie de vărsământ nr.]| [depunerea numerarului în contul asoc.] | | [suma]
----+-------------------------+------------------------------------------+----------+--------
| | Total încasări / total plăți ale zilei | [suma] | [suma]
| | Sold final = report + încasări − plăți | [suma] |
Casier / administrator: [nume] Semnătura: __________
Verificat (cenzor / comitet, la control): [nume] Semnătura: __________Câmpurile dintre paranteze drepte [așa] se înlocuiesc cu datele asociației tale.
Reguli de completare
- Se completează în fiecare zi în care există încasări sau plăți în numerar, în ordinea în care s-au făcut.
- Fiecare rând are un document: chitanța emisă proprietarului, bonul sau factura plătită, foaia de vărsământ la depunere.
- Chitanțele se folosesc în ordinea numerelor, fără goluri; o chitanță anulată se păstrează în carnet, cu mențiunea „anulat”.
- Nu se șterge și nu se rescrie: o greșeală se taie cu o linie, se scrie valoarea corectă și se semnează.
- Soldul final al zilei devine reportul zilei următoare, iar numerarul numărat trebuie să fie egal cu soldul.
- Plățile mari se fac din bancă, nu din casă: numerarul păstrat e doar pentru cheltuieli neprevăzute.
Greșeli frecvente găsite la control
- încasări de la proprietari care stau în casă mai mult de 24 de ore;
- fond de rulment încasat pe aceeași chitanță cu întreținerea;
- plăți fără document („am dat 50 de lei instalatorului”);
- sold scriptic diferit de numerarul din casă, fără explicație.
Ghidul complet este registrul de casă și încasările, iar pașii pentru depunere, în tutorialul depunerea numerarului la bancă.
În BlocPay, registrul de casă se generează din încasările și plățile înregistrate: chitanța se emite la încasare, depunerea la bancă e un singur rând, iar registrul se descarcă în PDF și CSV, pe lună. Vezi programul de contabilitate pentru asociații.
Întrebări frecvente
Cine completează registrul de casă la asociația de proprietari?
Administratorul, care conduce activitatea de casierie (art. 66 alin. 1 lit. f din Legea 196/2018), sau casierul asociației, dacă există. Cenzorul îl verifică, inclusiv prin controale inopinate, împreună cu doi membri ai comitetului executiv (art. 61 lit. e).
Câți bani pot rămâne în casa asociației?
Toate sumele primite se depun în contul asociației în 24 de ore. Prin excepție, cu acordul adunării generale, administratorul poate păstra în casierie cel mult 1.000 de lei pe lună, doar pentru cheltuieli neprevăzute (art. 67 alin. 2 și 5).
Registrul de casă se poate ține într-un program?
Da. Registrul se poate genera dintr-un program, cu aceleași informații (data, documentul, explicația, încasarea sau plata, soldul), și se tipărește pentru semnături și arhivă. Important este ca înregistrările să fie cronologice, sprijinite pe documente și să nu poată fi modificate fără urmă.
Cât timp se păstrează registrul de casă?
Registrele și documentele justificative (chitanțe, bonuri, foi de vărsământ) se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25). La schimbarea administratorului, se predau noului administrator în 5 zile (art. 69 din Legea 196/2018).
Alte modele din aceeași categorie
Ghiduri care explică documentul
Documentele se completează singure când ai evidența digitală
BlocPay generează listele de plată, chitanțele, registrele și rapoartele asociației.