Administrarea apartamentelor închiriate: cum ții evidența chiriilor, a plăților și a termenelor

Cu un singur apartament, totul încape într-un caiet. De la al treilea apartament sau de la primul proprietar pentru care administrezi, încep să se piardă lucruri: o scadență, un index, termenul de 30 de zile pentru ANAF, garanția cuiva. Ghidul arată ce date trebuie ținute, indiferent de unealta pe care o folosești.

Ce trebuie să știi oricând, pe fiecare apartament

• contractul: părțile, durata, data expirării, chiria, moneda, scadența, garanția;
• dacă și când a fost înregistrat la ANAF, inclusiv actele adiționale (vezi ghidul C168);
• dacă asociația de proprietari a fost anunțată;
• soldul chiriașului: ce s-a emis, ce s-a încasat, ce e restant;
• întreținerea și utilitățile lunii și cine le plătește;
• indexurile contoarelor de la predare și ultimele citiri;
• sesizările deschise: reparații, defecțiuni.

Ce urmărești o dată pe lună

• cine a plătit, cine întârzie și de câte zile;
• la chiria în euro, suma în lei la cursul convenit și cursul aplicat (vezi chiria în euro);
• pentru agenții: decontul fiecărui proprietar, cu chiriile încasate, cheltuielile, comisionul și suma de virat.

Ce urmărești o dată pe an

• venitul din chirii pe fiecare contract și pe fiecare proprietar, pentru declarația unică (termen: 25 mai);
• contractele care expiră în lunile următoare, ca să decizi prelungirea și să înregistrezi actul adițional în 30 de zile.

Excel: când e suficient

Un tabel bine făcut merge pentru unul-două apartamente, mai ales dacă le administrezi singur: o foaie pentru contracte, una pentru încasări, una pentru termene. Limitele apar repede:

• nu-ți amintește nimic, deci termenele trebuie urmărite separat, în calendar;
• chiriașul nu-și vede soldul, așa că întrebările vin pe telefon;
• plățile din extrasul bancar se copiază de mână;
• cursul BNR se caută și se introduce manual;
• cu mai mulți colegi apar versiuni diferite ale aceluiași fișier;
• dovezile (chitanțe, procese-verbale, fotografii) stau în altă parte.

O aplicație: ce să ceri de la ea

Dacă treci la o aplicație de administrare a chiriilor, verifică dacă face lucrurile care contează în România, nu doar pe cele generice:

• chiria în lei sau în euro, cu cursul BNR preluat automat și afișat lângă sumă;
• memento pentru C168 (30 de zile) și pentru anunțul către asociație (10 zile);
• banii intră direct în contul tău, nu printr-un intermediar;
• chitanță pentru numerar și confirmare pentru card și transfer;
• importul extrasului bancar;
• evidența separată a garanțiilor;
• proces-verbal de predare-primire cu fotografii;
• cont pentru chiriaș și, la agenții, pentru proprietar, cu decont lunar;
• exportul datelor, ca să nu rămâi blocat într-un sistem.

Cum treci de la tabel la aplicație fără să pierzi nimic

1. Începe cu contractele active și cu soldul fiecărui chiriaș la zi.
2. Adaugă garanțiile încasate și indexurile de la ultima predare.
3. Verifică datele de înregistrare la ANAF și scadențele.
4. Invită chiriașii și, dacă e cazul, proprietarii.
5. Păstrează vechiul fișier arhivat cel puțin până după depunerea declarației unice.