Model notă de informare GDPR pentru proprietari (asociația de proprietari)

ASOCIAȚIA DE PROPRIETARI [denumirea]
Adresa: [adresa completă]     CUI/CIF: [cod fiscal]
Email: [email de contact]     Telefon: [telefon]

NOTĂ DE INFORMARE
privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale proprietarilor și locatarilor
(art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR)

1. CINE PRELUCREAZĂ DATELE
Operator: Asociația de Proprietari [denumirea], reprezentată prin președinte [nume, prenume].
Administratorul asociației, [nume / firma], și furnizorul aplicației de administrare
([denumirea platformei]) prelucrează datele doar în numele și la instrucțiunile asociației,
în baza unor contracte de prelucrare (art. 28 GDPR).

2. CE DATE PRELUCRĂM
- numele și prenumele proprietarilor și, după caz, ale chiriașilor;
- numărul apartamentului, cota-parte indiviză, suprafața, numărul de persoane declarate;
- indexurile contoarelor și, dacă le trimiteți, pozele acestora;
- sumele de plată, plățile, chitanțele, restanțele și penalitățile;
- datele de contact pe care ni le dați: telefon, email (pentru anunțuri și chitanțe);
- documentele depuse de dumneavoastră (cereri, sesizări, contestații).
NU prelucrăm CNP-ul decât dacă o cere legea pentru un document anume (ex. adeverința la vânzare).

3. DE CE ȘI PE CE TEMEI
- calculul și repartizarea cheltuielilor comune, încasarea și evidența plăților
  — obligație legală (Legea nr. 196/2018) și executarea obligațiilor proprietarilor (art. 6 alin. 1 lit. b și c GDPR);
- convocarea și desfășurarea adunărilor generale, votul — obligație legală;
- recuperarea restanțelor (notificări, acțiuni în instanță) — interes legitim al asociației;
- anunțuri și memento-uri prin email / aplicație — interes legitim; vă puteți opune oricând.

4. CINE PRIMEȘTE DATELE
- membrii comitetului executiv și cenzorul, pentru verificare;
- administratorul și furnizorul aplicației, ca persoane împuternicite;
- banca și procesatorul de plăți cu cardul, pentru plățile făcute de dumneavoastră;
- instanțele, executorii și autoritățile, doar când legea o cere.
Lista de plată se afișează la avizier [doar cu numărul apartamentului / cu numele proprietarilor
care și-au dat acordul].

5. CÂT TIMP LE PĂSTRĂM
Documentele contabile (liste de plată, chitanțe, registre) — 10 ani, conform legislației contabile.
Datele de contact — cât timp sunteți proprietar / locatar în condominiu.
Pozele contoarelor — cel mult 24 de luni.

6. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ
Aveți dreptul de acces la date, de rectificare, de ștergere (în limitele obligațiilor legale ale
asociației), de restricționare, de opoziție și de portabilitate. Cererile se depun la asociație
([email / adresa]) și primesc răspuns în cel mult o lună. Puteți depune plângere la Autoritatea
Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

Data afișării: [data]                          PREȘEDINTE, [nume, prenume]  ................


=========================================================================================
ACORD PENTRU AFIȘAREA NUMELUI PE LISTA DE PLATĂ DE LA AVIZIER

Subsemnatul(a) [nume, prenume], proprietar al apartamentului nr. [.....], scara [.....],
[ ] SUNT DE ACORD   [ ] NU SUNT DE ACORD
ca numele meu să apară pe lista lunară de plată afișată la avizierul blocului.
Acordul se poate retrage oricând, printr-o cerere scrisă la asociație.

Data: [data]                     Semnătura ................