Model fișa postului pentru administrator de bloc (și pentru președinte)

ASOCIAȚIA DE PROPRIETARI [denumirea]
Adresa: [adresa]     CUI/CIF: [cod fiscal]

FIȘA POSTULUI
Anexă la contractul individual de muncă nr. [nr.] din [data]
[sau: Anexă la contractul de administrare nr. ...... din ......]

1. IDENTIFICAREA POSTULUI
Denumirea postului: Administrator imobile (administrator de condominii)
Titular: [nume, prenume]
Subordonare: comitetul executiv și președintele asociației
Relații de colaborare: cenzorul, personalul asociației, furnizorii
Program: [ex.: 20 ore/săptămână, cu program de lucru cu publicul marți 17:00-19:00
          și joi 17:00-19:00]

2. CERINȚE
 - atestat de administrator de condominii, valabil;
 - certificat de calificare profesională pentru ocupația de administrator;
 - cazier judiciar și cazier fiscal fără înscrieri;
 - cunoștințe de operare PC (calcul tabelar, aplicația de administrare a asociației);
 - garanție constituită conform hotărârii adunării generale [suma].

3. ATRIBUȚII
A. Evidență și liste de plată
 - întocmește lunar lista de plată, conform metodelor de repartizare hotărâte de adunarea
   generală, și o afișează până la data de [.....] a lunii;
 - ține evidența pe apartamente: sume repartizate, încasări, solduri, penalități;
 - calculează penalitățile în limita legală (maximum 0,02%/zi), doar dacă există hotărâre a
   adunării generale.
B. Încasări și plăți
 - încasează cotele de contribuție și eliberează chitanță cu serie și număr pentru fiecare sumă;
 - completează registrul de casă în zilele cu operațiuni;
 - plătește furnizorii în termenele contractuale, pe bază de documente justificative;
 - depune numerarul în contul asociației conform plafonului stabilit.
C. Contoare și consumuri
 - colectează indexurile la contoarele individuale până la data de [.....];
 - urmărește diferențele dintre contorul de branșament și suma citirilor și le raportează lunar;
 - semnalează apometrele cu verificarea metrologică expirată.
D. Relația cu proprietarii
 - afișează lista de plată, hotărârile și anunțurile;
 - răspunde solicitărilor scrise în termen de [număr] zile;
 - eliberează adeverințe privind datoriile apartamentului (necesare la vânzare).
E. Tehnic și administrativ
 - urmărește starea părților comune și propune lucrările necesare;
 - solicită oferte pentru lucrări și le prezintă comitetului;
 - păstrează și arhivează documentele asociației;
 - asigură respectarea obligațiilor privind verificările tehnice (lift, instalații).
F. Raportare
 - prezintă comitetului executiv, lunar, situația încasărilor, a restanțelor și a plăților;
 - pune la dispoziția cenzorului documentele solicitate, în termen de [număr] zile;
 - pregătește materialele pentru adunarea generală.

4. RESPONSABILITĂȚI
 - răspunde de corectitudinea calculelor din lista de plată;
 - răspunde de integritatea sumelor încasate și de justificarea plăților;
 - răspunde de păstrarea documentelor și a datelor personale ale proprietarilor (GDPR);
 - suportă penalitățile generate de plata cu întârziere a furnizorilor din vina sa.

5. INDICATORI DE PERFORMANȚĂ
 - lista de plată afișată până la data stabilită: [da/nu], lunar;
 - procentul de încasare din suma repartizată: minimum [.....]%;
 - vechimea medie a restanțelor: sub [.....] luni;
 - diferența de apă: sub [.....]% din consumul facturat;
 - solicitări scrise rămase fără răspuns: zero.

6. INTERDICȚII
 - nu dispune plăți fără document justificativ;
 - nu folosește fondul de reparații pentru cheltuieli curente;
 - nu comunică public date personale ale proprietarilor (inclusiv liste nominale cu datorii);
 - nu încheie contracte în numele asociației fără mandatul organelor competente.

Întocmit de: [președinte/comitet]        Data: [data]
Am luat la cunoștință și am primit un exemplar:
Titular: [nume, prenume]                 Semnătura ................


=========================================================================================
VARIANTĂ — ATRIBUȚIILE PREȘEDINTELUI ASOCIAȚIEI
(document intern, nu fișă de post: președintele este ales, nu angajat)

 - reprezintă asociația în relația cu terții și în fața instanțelor;
 - semnează, în limitele mandatului adunării generale, contractele și documentele bancare;
 - convoacă și prezidează adunarea generală și ședințele comitetului executiv;
 - urmărește ducerea la îndeplinire a hotărârilor adunării generale;
 - supraveghează, împreună cu comitetul, activitatea administratorului;
 - asigură afișarea hotărârilor și informarea proprietarilor;
 - nu îndeplinește simultan funcția de administrator sau de cenzor al aceleiași asociații.

Indemnizația președintelui: [suma] lei/lună, aprobată prin Hotărârea adunării generale
nr. [nr.] din [data] [sau: funcția este neremunerată].