Cum se schimbă administratorul asociației de proprietari

Schimbarea administratorului este un moment de risc pentru orice asociație: dacă nu e făcută ordonat, asociația rămâne fără evidență, cu facturi neplătite și cu solduri pe care nimeni nu le mai poate reconstitui. Procedura are, în schimb, o structură simplă.

Pasul 1: convocarea adunării generale

Schimbarea se hotărăște în adunarea generală, cu ordinea de zi anunțată explicit („încetarea contractului cu administratorul X și alegerea unui nou administrator"). Convocarea se face conform statutului, prin afișare la avizier și, de preferință, notificare individuală.

Pasul 2: hotărârea și procesul-verbal

Hotărârea trebuie să conțină: data încetării contractului, data de la care începe noul administrator, numele și datele acestuia, remunerația aprobată și mandatul dat președintelui pentru semnarea contractului. Totul se consemnează în procesul-verbal, semnat de participanți.

Pasul 3: inventarul și predarea-primirea

Este etapa critică. Se întocmește un proces-verbal de predare-primire, în prezența comitetului executiv și a cenzorului, care să cuprindă:

• soldurile la zi: casă, bancă, fond de rulment, fond de reparații;
• lista apartamentelor cu soldul fiecăruia (restanțe și avansuri);
• registrele de casă și bancă, extrasele și documentele justificative;
• listele de plată din ultimele luni și facturile furnizorilor;
• chitanțierele (inclusiv cele nefolosite, cu serii și numere);
• contractele cu furnizorii și cele de muncă/prestări servicii;
• arhiva, ștampila, cheile, cardurile de acces;
• accesul la conturile online și la aplicația de administrare.

Recomandare practică: inventarul se face pe hârtie, semnat, nu pe cuvânt. Orice lipsă constatată se trece în proces-verbal la momentul constatării.

Pasul 4: notificările

După semnarea noului contract, se anunță:

• banca — schimbarea persoanelor cu drept de semnătură pe contul asociației;
• furnizorii — apă, salubrizare, energie, lift, internet, pentru corespondență și facturare;
• primăria — dacă statutul sau practica locală o cere;
• proprietarii — datele de contact ale noului administrator și programul de lucru.

Pasul 5: verificarea gestiunii

Înainte de descărcarea de gestiune a vechiului administrator, cenzorul verifică concordanța dintre încasări, plăți și solduri. Descărcarea se dă prin hotărâre a adunării, după raportul cenzorului — nu automat, la plecare.

Greșeala care costă cel mai mult

Cea mai frecventă pierdere nu e de bani, ci de evidență: soldurile pe apartament. Dacă noul administrator nu primește un sold corect pe fiecare apartament, restanțele vechi devin practic nerecuperabile, iar proprietarii corecți ajung să plătească în locul celor care n-au plătit.