Comitetul executiv și cenzorul: cine ce face în asociație
Într-o asociație de proprietari funcționează, în mod ideal, patru roluri distincte: adunarea generală (decide), comitetul executiv (conduce între adunări), președintele (reprezintă) și cenzorul (verifică). Administratorul este un al cincilea rol — execută. Când aceste roluri se amestecă, apar problemele.
Adunarea generală: organul suprem
Aprobă bugetul, situațiile financiare, cuantumul fondurilor și al penalităților, alege și revocă organele de conducere. Detalii despre cvorum și vot, în ghidul despre adunarea generală.
Comitetul executiv: conducerea curentă
- duce la îndeplinire hotărârile adunării generale;
- propune bugetul și lista lucrărilor de întreținere și reparații;
- supraveghează activitatea administratorului;
- decide în problemele curente, în limitele mandatului dat de adunare;
- convoacă adunarea generală (ordinară și extraordinară).
Președintele: reprezentarea
- reprezintă asociația în relația cu terții (furnizori, bancă, autorități, instanțe);
- semnează, în baza mandatului adunării, contractele — inclusiv contractul de administrare;
- urmărește respectarea statutului și a hotărârilor;
- convoacă comitetul și prezidează adunările.
Cenzorul: verificarea gestiunii
Rolul cel mai subestimat și, de regulă, cel mai util:
- verifică periodic gestiunea: casă, bancă, solduri, documente justificative;
- întocmește rapoarte pentru adunarea generală;
- verifică dacă sumele repartizate în listele de plată corespund facturilor;
- semnalează neregulile și propune măsuri;
- avizează situația financiară anuală înainte de aprobarea ei.
Cenzorul nu administrează și nu plătește; el verifică. De aceea nu poate fi soț/rudă apropiată a administratorului sau a președintelui — se pierde independența.
Separarea rolurilor, pe scurt
- Administratorul încasează și plătește, ține evidența.
- Președintele semnează și reprezintă.
- Comitetul aprobă cheltuielile curente și supraveghează.
- Cenzorul verifică, independent, ce au făcut ceilalți.
Când o singură persoană încasează, plătește, semnează și verifică, asociația nu are control intern — iar absența controlului produce, mai devreme sau mai târziu, un conflict.
BlocPay are roluri separate din construcție. Administratorul are drepturi complete, membrii comitetului (președinte, cenzor) au acces de citire la liste, încasări și rapoarte, iar proprietarii văd doar apartamentul lor. Verificarea se face oricând, fără să ceri dosare nimănui.
Întrebări frecvente
Cenzorul trebuie să fie contabil?
Cenzorul trebuie să aibă studii sau competențe care să îi permită verificarea gestiunii; legea prevede condiții de calificare, iar asociațiile pot contracta și o persoană/firmă specializată pentru această funcție.
Președintele poate fi și administrator?
Nu este recomandat, pentru că se anulează controlul reciproc: președintele reprezintă asociația și supraveghează activitatea administratorului. Cumulul creează conflict de interese și probleme la verificarea gestiunii.
Membrii comitetului sunt plătiți?
Adunarea generală poate stabili o indemnizație pentru președinte și pentru membrii comitetului executiv, în limitele hotărâte și cu respectarea obligațiilor fiscale aferente.
Instrumente și soluții
Pune în practică ce ai citit — gratuit.
Gestionează-ți asociația mai ușor
Pune în practică tot ce ai citit — cu listele automate, evidența încasărilor și rapoartele din BlocPay. Gratuit.